Les données de vos prospects inactifs depuis plus de 3 ans depuis le dernier contact connu doivent être effacées de vos bases de données et fichiers. il faut que votre logiciel de contact ou CRM vous permette d’effacer les données de ces derniers. Conserver des données au delà de la période de conservation constitue une non-conformité au sens du RGPD,  passible de sanction.  Il faut donc organiser votre prospection et vos actions en intégrant ces paramètres.

Les entreprises disposent de 72H. Cette obligation émane du RGPD.

Cette déclaration est effectuée auprès de l’autorité de contrôle, la CNIL en France. Les entreprises doivent aussi dans un délai raisonnable informer les personnes concernées par la fuite de données. L’organisation doit en outre tenir un "registre des incidents" de violation des données personnelles.

Tout le monde est concerné : quels que soient la taille et le statut des entreprises et organisations concernées, aucune n’échappe au respect du RGPD à partir du moment où elles collectent et utilisent des données personnelles sur des personnes physiques, qu’il s’agisse d’un free-lance, d’un artisan seul ou d’un TPE auprès de ses clients. Il en va de même pour une association qui gère des données personnelles sur ses membres.

Le RGPD ne fait pas de différence entre les données à caractère personnel d’une personne contenues sur le papier, celles enregistrées dans un fichier informatique ou encore dans une base de données logicielle ou web. On pense souvent que le RGPD ne concerne que les fichiers dits informatiques ou bureautiques. En réalité une facture, un devis ou un formulaire papier sont concernés par la mise en oeuvre de la protection des données personnelles. Il en va de même pour une prise de note structurée dans un cahier par un praticien médical ou un compte rendu d’entretien papier avec votre manager.

D’où la nécessité de bien gérer aussi ses documents et archives papier pour retrouver les informations que l’on détient sur une personne.

Les principes à respecter dans le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) sont les suivants :

1. Licéité, loyauté et transparence : Les données doivent être traitées de manière licite, loyale et transparente vis-à-vis de la personne concernée. Cela signifie que les personnes doivent être informées de la manière dont leurs données sont utilisées.
2. Limitation des finalités : Les données doivent être collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.
3. Minimisation des données : Les données collectées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
4. Exactitude : Les données doivent être exactes et, si nécessaire, mises à jour. Toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour que les données inexactes soient effacées ou rectifiées sans tarder.
5. Limitation de la conservation : Les données doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
6. Intégrité et confidentialité : Les données doivent être traitées de manière à garantir une sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dommages d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.
7. Responsabilité : Le responsable du traitement est responsable du respect de ces principes et doit être en mesure de démontrer ce respect (principe d’accountability).

Ces principes constituent les fondements du RGPD et guident les pratiques de traitement des données personnelles pour garantir le respect des droits et libertés des personnes concernées.

Lorsque j’organise des événements, je peux en faire la publicité par la diffusion de ma newsletter, en appelant mon fichier clients-prospects, en organisant un jeu concours sur FB, en proposant aux personnes de s’inscrire et de payer en ligne ou encore en leur adressant un carton d’invitation par la poste. Toute cette organisation, sans parler de la logistique qui va autour, engendre bien un traitement de données personnelles. Organiser des évènements entre donc dans le périmètre d’application du RGPD.

Déposer un nom de domaine ne permet pas de protéger en tant que marque le nom du site.

 Il est à noter que la réservation du nom de domaine n’est pas une protection au niveau de la propriété intellectuelle. En effet, le nom de domaine ne correspond pas à une marque, qui est un titre de propriété intellectuelle protégé après son dépôt. Pour protéger son nom de domaine des cybersquatteurs ou des concurrents, il est recommandé d’enregistrer également le nom de domaine sous forme de marque en complément de la réservation du nom de domaine. Il est possible, avant d’effectuer une réservation de nom de domaine et un dépôt de marque, d’en vérifier la disponibilité, pour éviter les conflits entre noms de domaine, marques ou dénominations sociales.

Une marque peut être déposée indifféremment :

– Par le créateur d’entreprise, en son nom propre,

– Par le créateur d’entreprise, au nom de sa société.

Ce sera donc soit la personne physique indépendamment de la société qui en sera propriétaire dans le premier cas, la société dans le second cas. Ce qui peur avoir une incidence lors de la revente de la société par exemple, la vente de la société pouvant-être dissociée de la marque elle-même et faire l’objet d’une autre négociation de cession ou accord d’exploitation.

Avec le RGPD, une certaine marge d’appréciation est laissée aux États membres de l’Union européenne pour choisir l’âge à partir duquel se déclenche la majorité numérique, c’est-à-dire le moment à partir duquel un jeune peut donner son accord pour le traitement de ses données personnelles, sans avoir besoin de passer par ses parents ou la personne qui exerce l’autorité parentale. En France, c’est 15 ans.

Une donnée à caractère personnel est toute information qui permet d'identifier directement ou indirectement une personne. Ainsi un pseudo ou un numéro de compte permettent d'identifier une personne par "association" avec une table de correspondance client ou membre. Ce sont donc des données personnelles et la façon dont l'organisation les collecte, les utilise et les partage constitue un traitement de données personnelles soumis aux exigences du RGPD.

Le seul moment où le RGPD ne s’applique pas à des données personnelles c'est lorsque celles-ci sont "anonymisées". Le RGPD s’applique donc aux données « pseudonymisées » dès lors que par un ensemble de recoupements elles peuvent permettre d’identifier une personne. On considère que des données sont anonymisées lorsque la réidentification de la personne devient impossible ou trop difficile à mettre en oeuvre compte tenu des coûts et du temps nécessaire qu'il faudrait y consacrer en l'état des technologies actuelles.

Les données papier comme les données numériques sont concernées par le champ d’application du RGPD (Devis ou facture client, abonnement, formulaire d’inscription, entretien annuel, bulletin de salaire, feuille de congés, Etc.)

Lorsque je confie la gestion de la paye à un prestataire externalisé, mon entreprise reste le donneur d'ordre (responsable du traitement) et doit donc s'assurer que son sous-traitant lui-même met tout en oeuvre pour respecter le RGPD dans sa propre société. Comme le dit la CNIL, il faut "bien choisir ses sous-traitants" et vérifier qu'ils prennent des mesures adéquates pour assurer la protection des données personnelles qui leur sont confiées. Chaque prestataire traitant de données personnelles est donc soumis au RGPD, d'où l'importance des contrats sous-traitants, qui doivent contenir des engagements sur le RGPD  vis à vis de leurs clients. Il en va de même par exemple pour le prestaire en ligne qui assure le stockage des bulletin de paie de mes salariés.

La protection des données à caractère personnel repose sur plusieurs piliers, en particulier :

• la transparence,
• la licéité
• les droits des personnes physiques concernées,
• la sécurité des données,
• la limitation des finalités,
• la minimisation des données,
• la pertinence des données utilisées,
• la durée de conservation des données.

« La sécurité des données constitue l’un des piliers essentiels de la protection des données à caractère personnel mais ce n'est pas le seul. » Vous notez donc que la protection des données est bien plus qu'un projet informatique mais une démarche qualité globale avec des aspects juridiques techniques et organisationnels.

RGPD : Article 32 – Sécurité du traitement

Compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, le responsable du traitement et le sous-traitant mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins.

Certes, je n'ai pas de bulletins de salaires à gérer si mes partenaires indépendants ne sont pas liés par un contrat de travail (paye, congés, Etc.). Cependant je vais collecter et traiter leurs données personnelles comme leur adresse électronique ou physique, des devis et factures et certainement bien d'autres éléments à caractère personnel. Le RGPD s'applique donc à tous les professionnels, même un indépendant travaillant avec d'autres indépendants.

Le RGPD est entré en vigueur le 25 mai 2018. S'agissant d'un règlement européen et non pas d'une directive, le texte est entré en application simultanément dans tous les Etats membres de l'Union européenne, sans transposition dans les droits nationaux. Autrement dit, le parlement français n'a pas eu besoin de voter la transposition du texte en France. Depuis le 25 mai 2018, tout traitement en infraction avec le RGPD peut donc déboucher sur des sanctions. La loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 est venue modifier la loi Informatique et Libertés afin de mettre en conformité le droit français avec le cadre juridique européen.

Cependant la Loi informatique et libertés reprenant en grande partie le RGPD vient aussi traiter des dispositions relatives aux « marges de manœuvre nationales » autorisées par le RGPD afin de préciser certaines adaptations (majorité numérique par exemple), de législations sectorielles ou encore du fonctionnement de la CNIL, ainsi que des mesures de transposition en droit français de la directive « police-justice ».

Le Règlement Général Sur la Protection des Données (RGPD) est un règlement européen voté le 16 avril 2016 (règlement n°2016/679 ) et applicable depuis le 25 Mai 2018.

Le brevet est un titre de propriété sur une INVENTION » qui nécessite un dépôt auprès de l’INPI.

L'adresse personnelle comme l'adresse professionnelle sont considérées comme des données personnelles mais une adresse contact générique de type contact@société.fr n'entrera pas dans le champ du RGPD.

« On ne peut donc pas breveter une idée  » En revanche les moyens techniques mis en œuvre pour la concrétiser peuvent être brevetables s’ils répondent aux critères de la brevetabilité.

Les éditeurs de logiciels ont généralement effectué une "mise en conformité RGPD logicielle" pour intégrer les exigences de traitement du RGPD dans leurs outils applicatifs (principes de minimisation, anonymisation, suppression, maj, Etc.). Cependant l'Editeur n'est que sous-traitant, le responsable de traitement reste bien l'entreprise utilisatrice qui collecte au départ les données des salariés, clients ou prospects pour les enregistrer, les analyser, les transférer, les stocker ou les partager. Si vous lisez bien vos CGU contractuelles, cela est généralement bien expliqué. Avoir des logiciels conformes au RGPD ne dispense donc pas de cartographier ses activités, d'auditer ses traitements et d'initier sa propre démarche de mise en conformité au RGPD.

Seul le numéro de sécurité sociale (NIR) est considéré ici comme un donnée « sensible ». Les autres types de données sensibles sont celles relatives aux opinions politiques religieuses, philosophiques ou syndicales et tout ce qui touche à la santé ou à l’identité sexuelle et intime de la personne. Les autres sont des donées personnelles même si elles sont hautement personnelles. L’utilisation du NIR  nécessite des garanties supplémentaires et il ne peut pas être traité ou collecté arbitrairement. Ainsi, le simple envoi par mail d’un bulletin de paye PDF en pièce jointe n’est pas suffisament sécurisé et ne correspond pas à une mesure adéquate de protection au sens du RGPD.

Le droit à l’image est un droit dérivant de l’article 9 du code civil sur le droit au respect de la vie privée, droit fondamental des personnes.

Selon le mode de prospection utilisé (email, téléphone ou sms), les personnes sollicitées doivent au préalable avoir donné leur accord (la notion de consentement) pour recevoir vos messages (opt-in) ou ne pas avoir exprimé leur refus (opt-out).

Dans le cadre d’une prospection en « B2C », c’est l’Opt-in qui prévaut, c’est donc d’obtenir l’accord préalable du destinataire de la publicité dont la position sera :

« SI JE N’AI PAS DIT OUI, C’EST NON ».

S’il n’a pas dit « oui », c’est « non ». Cette règle vaut pour tous les type de prospection par email, SMS, MMS, automate d’appels ou fax, dès lors qu’ils concernent un particulier.

L’opt-out, c’est le contraire, lorsque le destinataire de la publicité ne s’est pas opposé : s’il n’a pas dit « non », c’est « oui ». C’est le cas pour la publicité « B2B » (de professionnel à professionnel) adressée par email et « B2C » adressée par voie postale ou par téléphone. La position du prospect est alors de dire « SI JE N’AI PAS DIS NON C’EST OUI ».

Idéalement, vous devez au préalable, lors de votre premier contact B2B, présenter votre activité, la source du contact et évoquer la possibilité qu’à l’avenir vous adressiez des offres à ce prospect B2B s’il n’y voit pas d’inconvénient, sauf à s’y opposer en cliquant sur le lien de désinscription présent sur votre communication.

PS : Il existe pour la prospection téléphonique des règles particulières. Renseignez vous sur le site internet de « Bloctel », organisme chargé de gérer la liste nationale d’opposition au démarchage téléphonique.

Je ne peux conserver de mails indéfiniment. Cependant la règle est différentes entre prospects et clients

Pour les prospects : 3 ans après le dernier contact

Pour les clients, il n'y a pas d'obligation clairement édictée. Cependant la CNIL recommande de ne pas conserver les mails client au delà d'une année.

La propriété intellectuelle est gérée sous le contrôle de l’INPI (Institut National de la Propriété Intellectuelle) et le code de la propriété intellectuelle.

La durée minimale de conservation est 10 ans après la clôture de l’exercice.

Cette règle vaut pour les bons de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, Etc.